إدارة الكتالوجات

إدارة الكتالوجات في المشتريات هي عملية إنشاء كتالوجات منظَّمة للمنتجات والموردين المعتمدين وتنظيمها وصيانتها، ليستخدمها الموظفون عند إجراء عمليات الشراء. ويوحّد الكتالوج المُدار جيدًا ما يمكن شراؤه، وممّن، وبأي سعر، مما يقلل الإنفاق غير المنضبط ويبسّط عملية الشراء.

أنواع كتالوجات المشتريات

• الكتالوجات الداخلية: تديرها المؤسسة المشترية وتضم الأصناف والأسعار المتفق عليها مسبقًا من الموردين المعتمدين
• كتالوجات التحويل الخارجي: ينتقل المشتري إلى موقع المورد لتصفّح المنتجات وشرائها، ثم يعيد سلة المشتريات إلى نظام المشتريات لديه للموافقة عليها
• الكتالوجات المُدارة: نموذج هجين تتحكم فيه المؤسسة المشترية بهيكل الكتالوج، بينما يساهم الموردون ببيانات المنتجات والأسعار
• الكتالوجات المستضافة لدى المورد: يدير الموردون كتالوجاتهم الخاصة التي تتكامل مع نظام المشتريات لدى المشتري

ما الذي تتضمنه إدارة الكتالوجات؟

• إدارة بيانات المنتجات: الأوصاف والمواصفات والصور ووحدات القياس
• إدارة الأسعار: الأسعار التعاقدية وخصومات الكميات والأسعار الترويجية
• تنظيم الفئات: تجميع المنتجات منطقيًا (المواد الخام، واللوازم المكتبية، وتقنية المعلومات، والصيانة)
• ربط الموردين: أيّ الموردين يقدّمون أيّ المنتجات وبأي أسعار
• ضوابط الموافقة: الأصناف التي تتطلب موافقة والحدود التي تُطلب عندها
• تحديثات الكتالوج: إبقاء الأسعار والتوافر وبيانات المنتجات محدّثة

لماذا تهم إدارة الكتالوجات؟

من دون كتالوج مُدار، يتولى الموظفون التوريد بصورة مستقلة، فيبحثون في Google ويراسلون موردين عشوائيين ويشترون بأسعار التجزئة. ويؤدي ذلك إلى إنفاق متفرق بين عدد كبير جدًا من الموردين، وأسعار غير متسقة للأصناف نفسها، وانعدام الرؤية لما تشتريه المؤسسة، وغياب القدرة على الاستفادة من خصومات الكميات.

إدارة الكتالوجات للشركات الصغيرة

تتسم أنظمة إدارة كتالوجات المؤسسات، مثل SAP Ariba وCoupa، بالتعقيد وارتفاع التكلفة. أما للشركات الصغيرة والمتوسطة، فتبدأ إدارة الكتالوجات الفعالة بدليل موردين منظَّم جيدًا. وتتيح لك أدوات مثل AuraVMS صيانة دليل مركزي للموردين مزوّد بعلامات للفئات، بحيث ترى فورًا عند الحاجة إلى توريد شيء ما الموردين المعتمدين الذين يخدمون تلك الفئة وترسل إليهم طلب عرض سعر RFQ منظَّمًا.

إدارة الكتالوجات والشراء الموجَّه

تُعد إدارة الكتالوجات أساس الشراء الموجَّه. فالكتالوج يحدد ما يستطيع الموظفون شراءه وممّن. والشراء الموجَّه هو العملية التي توجه الموظفين إلى استخدام الكتالوج بدلًا من التوريد المستقل. ويكفلان معًا أن يكون الشراء مضبوطًا ومرئيًا وفعالًا من حيث التكلفة.

كيفية إعداد إدارة الكتالوجات في 5 خطوات

1. استخرج إنفاق 12 شهرًا: أدرج ما تم شراؤه، وممّن، وبأي سعر للوحدة. الأصناف المتكررة هي كتالوجك الأول.
2. اختر الفئات التي تريد ضبطها: ابدأ بالأصناف كثيرة التكرار وقليلة التعقيد (اللوازم المكتبية وMRO والتغليف) التي يسهل ملاحظة تفاوت الأسعار فيها.
3. تفاوض وثبّت الأسعار: نفّذ طلب عرض سعر RFQ لكل فئة، وارْسِ التعاقد على مورد أو موردين، وسجّل السعر التعاقدي ووحدة القياس وتاريخ الصلاحية.
4. انشر الكتالوج حيث يشتري الناس: في قائمة مشتركة أو نظام ERP لديك أو أداة المشتريات، مع المورد المعتمد بجانب كل صنف.
5. راجعه وفق جدول زمني: اطلب عروض أسعار جديدة عند انتهاء العقود أو فترات صلاحية الأسعار، واحذف الأصناف التي لا يطلبها أحد.

مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة الكتالوجات

• الامتثال للكتالوج: نسبة الإنفاق التي تمر عبر الكتالوج بدلًا من المشتريات من خارج الكتالوج.
• تفاوت الأسعار: الفرق بين سعر الكتالوج وما دُفع فعليًا.
• تغطية الكتالوج: نسبة إجمالي الإنفاق التي يتوفر لها صنف في الكتالوج.
• حداثة البيانات: نسبة الأصناف التي تم تأكيد سعرها خلال فترة صلاحيته.
• عدد الموردين لكل فئة: يشير انخفاض العدد عادةً إلى نجاح التوحيد.

إبقاء الكتالوجات محدّثة

• راجع الأسعار كل ثلاثة أشهر، كحد أدنى، أو عند تجديد العقود
• أزل الموردين غير النشطين والمنتجات المتوقفة
• أضف موردين جدد بعد التأهيل وأول معاملة
• تتبّع الامتثال للكتالوج: ما نسبة المشتريات التي تتم عبر الكتالوج مقابل خارجه؟