مدیریت کاتالوگ

مدیریت کاتالوگ در تدارکات، فرایند ایجاد، سازمان‌دهی و نگهداری کاتالوگ‌های ساختاریافته از محصولات و تأمین‌کنندگان تأییدشده‌ای است که کارکنان هنگام خرید از آن‌ها استفاده می‌کنند. کاتالوگی که به‌خوبی مدیریت شود، مشخص می‌کند چه چیزی، از چه کسی و با چه قیمتی قابل خرید است؛ در نتیجه هزینه‌کرد خارج از کنترل کاهش می‌یابد و فرایند خرید ساده‌تر می‌شود.

انواع کاتالوگ‌های تدارکات

• کاتالوگ‌های داخلی: کاتالوگ‌هایی که سازمان خریدار با اقلام و قیمت‌های ازپیش‌توافق‌شدهٔ تأمین‌کنندگان تأییدشده نگهداری می‌کند
• کاتالوگ‌های Punch-out: خریدار برای مرور و خرید به وب‌سایت تأمین‌کننده «وارد می‌شود» و سپس سبد خرید را برای تأیید به سامانهٔ تدارکات خود بازمی‌گرداند
• کاتالوگ‌های مدیریت‌شده: مدلی ترکیبی که در آن سازمان خریدار ساختار کاتالوگ را کنترل می‌کند، اما تأمین‌کنندگان داده‌های محصول و قیمت‌گذاری را ارائه می‌دهند
• کاتالوگ‌های میزبانی‌شده توسط تأمین‌کننده: تأمین‌کنندگان کاتالوگ‌های خود را نگهداری می‌کنند و این کاتالوگ‌ها با سامانهٔ تدارکات خریدار یکپارچه می‌شوند

مدیریت کاتالوگ شامل چه مواردی است

• مدیریت داده‌های محصول: شرح، مشخصات، تصاویر، واحدهای اندازه‌گیری
• مدیریت قیمت‌گذاری: قیمت‌های قراردادی، تخفیف‌های حجمی، قیمت‌گذاری ترویجی
• سازمان‌دهی دسته‌ها: گروه‌بندی منطقی محصولات (مواد اولیه، لوازم اداری، IT، نگهداری)
• نگاشت تأمین‌کنندگان: هر تأمین‌کننده کدام محصولات را با چه قیمت‌هایی عرضه می‌کند
• کنترل‌های تأیید: کدام اقلام و در چه آستانه‌هایی به تأیید نیاز دارند
• به‌روزرسانی کاتالوگ: به‌روز نگه‌داشتن قیمت‌ها، موجودی‌پذیری و داده‌های محصول

چرا مدیریت کاتالوگ اهمیت دارد

بدون کاتالوگ مدیریت‌شده، کارکنان مستقلاً تأمین‌یابی می‌کنند: در Google جست‌وجو می‌کنند، به تأمین‌کنندگان تصادفی ایمیل می‌زنند و با قیمت خرده‌فروشی خرید می‌کنند. پیامد آن پراکندگی هزینه‌کرد میان تأمین‌کنندگان بسیار زیاد، ناهماهنگی قیمت برای اقلام یکسان، نداشتن هیچ دیدی از خریدهای سازمان و ناتوانی در بهره‌گیری از تخفیف‌های حجمی است.

مدیریت کاتالوگ برای کسب‌وکارهای کوچک

سامانه‌های مدیریت کاتالوگ سازمانی (SAP Ariba و Coupa) پیچیده و گران هستند. برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، مدیریت مؤثر کاتالوگ از یک فهرست تأمین‌کنندگانِ سازمان‌یافته آغاز می‌شود. ابزارهایی مانند AuraVMS به شما امکان می‌دهند فهرستی مرکزی از تأمین‌کنندگان را همراه با برچسب‌های دسته‌بندی نگهداری کنید؛ بنابراین، هرگاه نیاز به تأمین‌یابی داشتید، فوراً می‌بینید کدام تأمین‌کنندگان تأییدشده آن دسته را پوشش می‌دهند و می‌توانید یک RFQ ساختاریافته برای آن‌ها ارسال کنید.

مدیریت کاتالوگ و خرید هدایت‌شده

مدیریت کاتالوگ، پایهٔ خرید هدایت‌شده است. کاتالوگ تعیین می‌کند کارکنان چه چیزی را و از چه کسی می‌توانند بخرند. خرید هدایت‌شده فرایندی است که کارکنان را به استفاده از کاتالوگ، به‌جای تأمین‌یابی مستقل، هدایت می‌کند. این دو در کنار هم تضمین می‌کنند که خرید کنترل‌شده، قابل مشاهده و مقرون‌به‌صرفه باشد.

چگونه مدیریت کاتالوگ را در 5 گام راه‌اندازی کنیم

1. هزینه‌کرد 12 ماه را استخراج کنید: فهرست کنید چه چیزی، از چه کسی و با چه قیمت واحدی خریداری شده است. اقلام تکرارشونده، نخستین کاتالوگ شما هستند.
2. دسته‌هایی را که باید کنترل شوند انتخاب کنید: از اقلام پرتکرار و کم‌پیچیدگی (لوازم اداری، MRO، بسته‌بندی) شروع کنید که اختلاف قیمت در آن‌ها به‌آسانی دیده می‌شود.
3. مذاکره و تثبیت قیمت‌ها: برای هر دسته یک RFQ اجرا کنید، سفارش را به یک یا دو تأمین‌کننده واگذار کنید و قیمت قراردادی، واحد اندازه‌گیری و تاریخ اعتبار را ثبت کنید.
4. کاتالوگ را در محل خرید افراد منتشر کنید: یک فهرست مشترک، ERP شما یا ابزار تدارکات‌تان؛ در کنار هر قلم، تأمین‌کنندهٔ تأییدشده را درج کنید.
5. طبق زمان‌بندی بازبینی کنید: وقتی قراردادها یا دوره‌های اعتبار قیمت منقضی می‌شوند، دوباره پیشنهاد قیمت بگیرید و اقلامی را که کسی سفارش نمی‌دهد حذف کنید.

KPIهای مدیریت کاتالوگ

• انطباق با کاتالوگ: سهمی از هزینه‌کرد که به‌جای خریدهای خارج از کاتالوگ، از مسیر کاتالوگ انجام می‌شود.
• اختلاف قیمت: تفاوت میان قیمت کاتالوگ و مبلغی که واقعاً پرداخت شده است.
• پوشش کاتالوگ: سهمی از کل هزینه‌کرد که برای آن یک قلم کاتالوگی در دسترس است.
• تازگی داده‌ها: سهم اقلامی که قیمتشان در دورهٔ اعتبار تأیید شده است.
• تعداد تأمین‌کنندگان به‌ازای هر دسته: کاهش تعداد معمولاً نشان می‌دهد تجمیع به‌درستی کار می‌کند.

به‌روز نگه‌داشتن کاتالوگ‌ها

• قیمت‌ها را هر سه ماه یک‌بار (حداقل) یا هنگام تمدید قراردادها بازبینی کنید
• تأمین‌کنندگان غیرفعال و محصولات متوقف‌شده را حذف کنید
• تأمین‌کنندگان جدید را پس از ارزیابی صلاحیت و نخستین معامله اضافه کنید
• انطباق با کاتالوگ را پیگیری کنید: چند درصد خریدها از مسیر کاتالوگ انجام می‌شوند و چند درصد خارج از آن