用語集に戻る調達
カタログ管理
調達におけるカタログ管理とは、従業員が購買時に使用する、承認済み製品とサプライヤーの構造化されたカタログを作成、整理、維持するプロセスです。適切に管理されたカタログは、何を、誰から、いくらで購入できるかを標準化し、規程外支出を削減するとともに、購買プロセスを簡素化します。
調達カタログの種類
- 社内カタログ：購買組織が、承認済みサプライヤーとの事前交渉済みの品目と価格を管理するカタログです。
- パンチアウトカタログ：購買担当者がサプライヤーのWebサイトにパンチアウトして商品を閲覧・購入し、カートを自社の調達システムに戻して承認を受ける方式です。
- 管理カタログ：購買組織がカタログ構造を管理し、サプライヤーが製品データと価格を提供するハイブリッド型です。
- サプライヤー運用カタログ：サプライヤーが自らのカタログを管理し、購買担当者の調達システムと連携する方式です。
カタログ管理に含まれる業務
- 製品データ管理：説明、仕様、画像、測定単位を管理します。
- 価格管理：契約価格、数量割引、販促価格を管理します。
- カテゴリー構成：製品を論理的に分類します（原材料、事務用品、IT、保守）。
- サプライヤーマッピング：どのサプライヤーがどの製品をいくらで提供するかを整理します。
- 承認管理：どの品目に、どの金額基準で承認が必要かを定めます。
- カタログ更新：価格、在庫状況、製品データを最新の状態に保ちます。
カタログ管理が重要な理由
管理されたカタログがなければ、従業員はGoogleで検索し、無作為なサプライヤーにメールを送り、小売価格で購入するなど、個別にソーシングを行います。その結果、支出が過度に多くのサプライヤーに分散し、同じ品目でも価格にばらつきが生じ、組織が何を購入しているかを可視化できず、数量割引を得るための交渉力も失われます。
中小企業向けカタログ管理
エンタープライズ向けカタログ管理システム（SAP Ariba、Coupa）は複雑で高価です。SMBにとって、効果的なカタログ管理は、よく整理されたサプライヤー一覧から始まります。AuraVMSのようなツールでは、カテゴリータグを付けた一元的なサプライヤー一覧を維持できます。必要なものをソーシングする際、該当カテゴリーに対応する承認済みサプライヤーをすぐに確認し、構造化されたRFQを送信できます。
カタログ管理とガイド付き購買
カタログ管理はガイド付き購買の基盤です。カタログは、従業員が何を誰から購入できるかを定義します。ガイド付き購買とは、従業員が独自にソーシングするのではなく、カタログを利用するよう導くプロセスです。両者を組み合わせることで、購買を統制し、可視化し、コスト効率を高められます。
5ステップでカタログ管理を導入する方法
- 過去12か月の支出を抽出する：何を、誰から、どの単価で購入したかを一覧にします。繰り返し購入する品目が、最初のカタログになります。
- 管理するカテゴリーを選ぶ：価格差を把握しやすい高頻度・低複雑性の品目（事務用品、MRO、梱包資材）から始めます。
- 価格を交渉して固定する：カテゴリーごとにRFQを実施し、1社または2社のサプライヤーを選定して、契約価格、測定単位、有効期限を記録します。
- 購入場所にカタログを公開する：共有リスト、ERP、または調達ツールに、各品目の横に承認済みサプライヤーを表示します。
- 定期的に見直す：契約または価格有効期間が満了したら再見積を取り、誰も発注しない品目は削除します。
カタログ管理のKPI
- カタログ準拠率：カタログ外購買ではなく、カタログを通じて行われる支出の割合です。
- 価格差異：カタログ価格と実際の支払額との差です。
- カタログカバレッジ：利用可能なカタログ品目がある総支出の割合です。
- データ鮮度：有効期間内に価格が確認された品目の割合です。
- カテゴリー当たりのサプライヤー数：数が減少している場合は、通常、集約が機能していることを示します。
カタログを最新に保つ
- 価格は四半期ごと（少なくとも）または契約更新時に見直します。
- 取引のないサプライヤーと終売製品を削除します。
- 適格性評価と初回取引の後に、新しいサプライヤーを追加します。
- カタログ準拠率を追跡します。購買の何パーセントがカタログ経由で、何パーセントがカタログ外かを確認します。