発注確認書（POA）

発注確認書（POA）とは、サプライヤーが発注書を受領し、記載された条件で履行することに同意したことを示す正式な確認書です。注文の数量、価格、納入日、支払条件を拘束力をもって受諾するものです。

発注確認書が重要な理由

正式な確認書がなければ、サプライヤーが注文を受領したこと、価格に同意していること、要求数量を納入できること、納期を守ることについて確認できません。文書化された確認手順がなければ、「その注文は受け取っていない」「その条件には同意していない」といった紛争が起こりやすくなります。

発注確認書に含まれる内容

• PO参照番号：元の発注書に紐付ける番号です。
• 品目の確認：製品名、数量、仕様です。
• 確認済み価格：単価と合計金額です。
• 納入日の確認：合意した出荷日または納入日です。
• 条件の受諾：支払条件、配送条件、特別条件です。
• 例外または変更：サプライヤーが履行できない、または変更を希望する品目です。

発注確認書のプロセス

1. 購買担当者がサプライヤーに発注書を送付します（メール、ポータル、または調達システム経由）。2. サプライヤーが注文の詳細を確認します。3. サプライヤーが受諾を確認する発注確認書を返送するか、例外事項を通知します。4. 購買担当者が例外事項を確認し、必要に応じて交渉します。5. 両者は文書化され、合意された注文を保有します。

発注確認書と注文確認の違い

これらの用語はしばしば同じ意味で使われます。厳密には、発注確認書は受領と履行の意思を確認するものである一方、注文確認には正確な出荷日、ロット番号、追跡情報などの追加情報が含まれる場合があります。実務上は、ほとんどの企業が両者を同じ文書として扱います。

よくある課題

• サプライヤーが正式な発注確認書ではなく、構造化されていないメールで回答すること
• 明確な連絡がないまま、一部の品目だけを受諾し他の品目は受諾しない部分的な確認を行うこと
• 確認の遅れにより、購買担当者が注文状況を把握できなくなること
• 数十社のサプライヤーと注文にまたがる発注確認書を手作業で追跡すること

発注確認書の自動化

最新の調達ワークフローでは、確認プロセスを自動化します。AuraVMSでは、選定した見積から発注できます。納入と確認の徹底には、接続された業務ワークフローにステータスを記録する必要があります。