카탈로그 관리
조달에서 카탈로그 관리란 직원이 구매 시 사용하는 승인된 제품 및 공급업체의 체계적인 카탈로그를 생성·구성·유지하는 프로세스입니다. 잘 관리된 카탈로그는 구매 가능한 품목, 구매처 및 가격을 표준화하여 비승인 지출을 줄이고 구매 프로세스를 간소화합니다.
조달 카탈로그의 유형
- 내부 카탈로그: 구매 조직이 승인된 공급업체와 사전 협의한 품목 및 가격을 바탕으로 관리합니다
- 펀치아웃 카탈로그: 구매자가 공급업체 웹사이트로 이동해 품목을 조회하고 구매한 뒤 장바구니를 조달 시스템으로 가져와 승인을 받습니다
- 관리형 카탈로그: 구매 조직이 카탈로그 구조를 관리하고 공급업체가 제품 데이터와 가격을 제공하는 혼합형 방식입니다
- 공급업체 호스팅 카탈로그: 공급업체가 자체 카탈로그를 관리하며 구매자의 조달 시스템과 연동합니다
카탈로그 관리의 주요 업무
- 제품 데이터 관리: 설명, 사양, 이미지, 측정 단위
- 가격 관리: 계약 단가, 수량 할인, 프로모션 가격
- 카테고리 구성: 제품의 논리적 분류(원자재, 사무용품, IT, 유지보수)
- 공급업체 매핑: 어떤 공급업체가 어떤 제품을 어떤 가격에 제공하는지 파악
- 승인 통제: 승인이 필요한 품목과 승인 기준 금액
- 카탈로그 업데이트: 가격, 재고 가능 여부 및 제품 데이터를 최신 상태로 유지
카탈로그 관리가 중요한 이유
관리되는 카탈로그가 없으면 직원들은 Google 검색, 임의의 공급업체에 이메일 발송, 소매가 구매 등으로 각자 소싱합니다. 이로 인해 지나치게 많은 공급업체로 지출이 분산되고, 동일 품목의 가격이 일관되지 않으며, 조직의 구매 내역을 파악할 수 없고, 수량 할인을 협상할 여지도 사라집니다.
중소기업을 위한 카탈로그 관리
엔터프라이즈 카탈로그 관리 시스템인 SAP Ariba와 Coupa는 복잡하고 비용이 많이 듭니다. SMB의 효과적인 카탈로그 관리는 잘 정리된 공급업체 디렉터리에서 시작합니다. AuraVMS와 같은 도구를 사용하면 카테고리 태그가 있는 중앙 공급업체 디렉터리를 유지할 수 있으므로, 필요한 품목을 소싱할 때 해당 카테고리를 제공하는 승인된 공급업체를 즉시 확인하고 체계적인 RFQ(견적요청서)를 보낼 수 있습니다.
카탈로그 관리와 가이드 구매
카탈로그 관리는 가이드 구매의 기반입니다. 카탈로그는 직원이 무엇을 누구에게서 구매할 수 있는지 정합니다. 가이드 구매는 직원이 독립적으로 소싱하는 대신 카탈로그를 사용하도록 안내하는 프로세스입니다. 두 가지를 함께 활용하면 구매를 통제하고 가시성을 확보하며 비용 효율성을 높일 수 있습니다.
5단계로 카탈로그 관리 구축하기
- 12개월 지출 내역을 추출합니다: 무엇을 누구에게서 어떤 단가로 구매했는지 나열합니다. 반복 구매 품목이 첫 카탈로그가 됩니다.
- 관리할 카테고리를 선정합니다: 가격 차이를 쉽게 확인할 수 있는 구매 빈도가 높고 복잡도가 낮은 품목(사무용품, MRO, 포장재)부터 시작합니다.
- 협상 후 가격을 확정합니다: 카테고리별 RFQ를 진행하고 한두 곳의 공급업체를 선정한 뒤 계약 단가, 측정 단위 및 유효 기간을 기록합니다.
- 구매가 이루어지는 곳에 카탈로그를 게시합니다: 공유 목록, ERP 또는 조달 도구에 모든 품목별 승인 공급업체를 함께 표시합니다.
- 일정에 따라 검토합니다: 계약 또는 가격 유효 기간이 만료되면 다시 견적을 받고, 아무도 주문하지 않는 품목은 삭제합니다.
카탈로그 관리 KPI
- 카탈로그 준수율: 카탈로그 외 구매가 아니라 카탈로그를 통해 발생한 지출액의 비중입니다.
- 가격 편차: 카탈로그 가격과 실제 지급 가격의 차이입니다.
- 카탈로그 적용 범위: 카탈로그 품목을 이용할 수 있는 총 지출액의 비중입니다.
- 데이터 최신성: 유효 기간 내 가격이 확인된 품목의 비중입니다.
- 카테고리별 공급업체 수: 수가 감소하면 일반적으로 통합이 효과를 내고 있음을 뜻합니다.
카탈로그 최신 상태 유지하기
- 매 분기(최소 기준) 또는 계약 갱신 시 가격을 검토합니다
- 비활성 공급업체와 단종 제품을 삭제합니다
- 적격성 평가와 첫 거래 후 새 공급업체를 추가합니다
- 카탈로그 준수율을 추적합니다. 전체 구매 중 카탈로그 구매와 카탈로그 외 구매의 비율을 확인합니다