การจัดการแค็ตตาล็อก

การจัดการแค็ตตาล็อกในการจัดซื้อ คือกระบวนการสร้าง จัดระเบียบ และดูแลแค็ตตาล็อกที่มีโครงสร้างของสินค้าและซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ เพื่อให้พนักงานใช้เมื่อสั่งซื้อ แค็ตตาล็อกที่บริหารจัดการอย่างดีจะกำหนดมาตรฐานว่าสามารถซื้ออะไร ซื้อจากใคร และในราคาเท่าใด ช่วยลดการใช้จ่ายนอกนโยบายและทำให้กระบวนการจัดซื้อง่ายขึ้น

ประเภทของแค็ตตาล็อกจัดซื้อ

• แค็ตตาล็อกภายใน: ดูแลโดยองค์กรผู้ซื้อ โดยมีรายการและราคาที่เจรจาล่วงหน้าจากซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ
• แค็ตตาล็อกแบบ Punch-out: ผู้ซื้อ ‘ออกไป’ ยังเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์เพื่อค้นหาและเลือกซื้อ แล้วนำตะกร้าสินค้ากลับเข้าสู่ระบบจัดซื้อเพื่อขออนุมัติ
• แค็ตตาล็อกแบบมีผู้จัดการ: รูปแบบผสมที่องค์กรผู้ซื้อควบคุมโครงสร้างแค็ตตาล็อก แต่ซัพพลายเออร์ให้ข้อมูลสินค้าและราคา
• แค็ตตาล็อกที่ซัพพลายเออร์เป็นผู้ดูแล: ซัพพลายเออร์ดูแลแค็ตตาล็อกของตนเองซึ่งเชื่อมต่อกับระบบจัดซื้อของผู้ซื้อ

องค์ประกอบของการจัดการแค็ตตาล็อก

• การจัดการข้อมูลสินค้า: คำอธิบาย ข้อมูลจำเพาะ รูปภาพ หน่วยวัด
• การจัดการราคา: ราคาตามสัญญา ส่วนลดตามปริมาณ ราคาส่งเสริมการขาย
• การจัดหมวดหมู่: การจัดกลุ่มสินค้าอย่างมีเหตุผล (วัตถุดิบ เครื่องใช้สำนักงาน IT งานบำรุงรักษา)
• การจับคู่ซัพพลายเออร์: ซัพพลายเออร์รายใดเสนอสินค้าใดในราคาเท่าใด
• การควบคุมการอนุมัติ: รายการใดต้องได้รับอนุมัติ และที่เกณฑ์ใด
• การอัปเดตแค็ตตาล็อก: ดูแลให้ราคา ความพร้อมจำหน่าย และข้อมูลสินค้าเป็นปัจจุบัน

เหตุใดการจัดการแค็ตตาล็อกจึงสำคัญ

หากไม่มีแค็ตตาล็อกที่ได้รับการจัดการ พนักงานจะจัดหาสินค้าเอง เช่น ค้นหาใน Google ส่งอีเมลหาซัพพลายเออร์แบบสุ่ม หรือซื้อในราคาขายปลีก ผลคือการใช้จ่ายกระจัดกระจายไปยังซัพพลายเออร์มากเกินไป ราคาสินค้ารายการเดียวกันไม่สอดคล้องกัน องค์กรไม่เห็นว่ากำลังซื้ออะไร และไม่มีอำนาจต่อรองเพื่อขอส่วนลดตามปริมาณ

การจัดการแค็ตตาล็อกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ระบบจัดการแค็ตตาล็อกระดับองค์กร (SAP Ariba, Coupa) มีความซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูง สำหรับ SMB การจัดการแค็ตตาล็อกที่มีประสิทธิภาพเริ่มจากรายชื่อซัพพลายเออร์ที่จัดระเบียบอย่างดี เครื่องมืออย่าง AuraVMS ช่วยให้คุณดูแลไดเรกทอรีซัพพลายเออร์กลางพร้อมแท็กหมวดหมู่ ดังนั้นเมื่อจำเป็นต้องจัดหาสิ่งใด คุณจะเห็นได้ทันทีว่าซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติรายใดให้บริการในหมวดหมู่นั้น และส่ง RFQ ที่มีโครงสร้างให้แก่พวกเขาได้

การจัดการแค็ตตาล็อกและการซื้อแบบมีคำแนะนำ

การจัดการแค็ตตาล็อกเป็นรากฐานของการซื้อแบบมีคำแนะนำ แค็ตตาล็อกกำหนดว่าพนักงานซื้ออะไรได้และซื้อจากใคร การซื้อแบบมีคำแนะนำคือกระบวนการที่ชี้นำให้พนักงานใช้แค็ตตาล็อกแทนการจัดหาด้วยตนเอง เมื่อทำงานร่วมกัน ทั้งสองช่วยให้การจัดซื้อมีการควบคุม ตรวจสอบได้ และคุ้มค่า

วิธีตั้งค่าการจัดการแค็ตตาล็อกใน 5 ขั้นตอน

1. รวบรวมข้อมูลการใช้จ่าย 12 เดือน: ระบุว่าซื้ออะไร ซื้อจากใคร และในราคาต่อหน่วยเท่าใด รายการที่ซื้อซ้ำคือแค็ตตาล็อกชุดแรกของคุณ
2. เลือกหมวดหมู่ที่ต้องการควบคุม: เริ่มจากรายการที่ซื้อบ่อยและไม่ซับซ้อน (เครื่องใช้สำนักงาน MRO บรรจุภัณฑ์) ซึ่งมองเห็นความแตกต่างของราคาได้ง่าย
3. เจรจาและล็อกราคา: ดำเนินการ RFQ สำหรับแต่ละหมวดหมู่ คัดเลือกซัพพลายเออร์หนึ่งหรือสองราย และบันทึกราคาตามสัญญา หน่วยวัด และวันสิ้นสุดอายุราคา
4. เผยแพร่แค็ตตาล็อกในจุดที่ผู้คนซื้อ: อาจเป็นรายการที่ใช้ร่วมกัน ERP ของคุณ หรือเครื่องมือจัดซื้อ โดยระบุซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติไว้ข้างทุกรายการ
5. ทบทวนตามกำหนด: ขอเสนอราคาใหม่เมื่อสัญญาหรือช่วงอายุราคาสิ้นสุดลง และลบรายการที่ไม่มีใครสั่งซื้อ

KPI ของการจัดการแค็ตตาล็อก

• การปฏิบัติตามแค็ตตาล็อก: สัดส่วนการใช้จ่ายที่ผ่านแค็ตตาล็อก แทนการซื้อนอกแค็ตตาล็อก
• ความแตกต่างของราคา: ส่วนต่างระหว่างราคาในแค็ตตาล็อกกับราคาที่จ่ายจริง
• ความครอบคลุมของแค็ตตาล็อก: สัดส่วนของการใช้จ่ายทั้งหมดที่มีรายการในแค็ตตาล็อกรองรับ
• ความใหม่ของข้อมูล: สัดส่วนของรายการที่ยืนยันราคาแล้วภายในช่วงอายุราคาของรายการนั้น
• จำนวนซัพพลายเออร์ต่อหมวดหมู่: จำนวนที่ลดลงมักหมายความว่าการรวมซัพพลายเออร์ได้ผล

การดูแลแค็ตตาล็อกให้เป็นปัจจุบัน

• ทบทวนราคาทุกไตรมาส (อย่างน้อย) หรือเมื่อมีการต่ออายุสัญญา
• ลบซัพพลายเออร์ที่ไม่มีการใช้งานและสินค้าที่เลิกผลิต
• เพิ่มซัพพลายเออร์รายใหม่หลังผ่านการคัดเลือกและทำธุรกรรมครั้งแรกแล้ว
• ติดตามการปฏิบัติตามแค็ตตาล็อก — การซื้อกี่เปอร์เซ็นต์มาจากแค็ตตาล็อก เทียบกับนอกแค็ตตาล็อก