Gestión de catálogos

La gestión de catálogos en compras es el proceso de crear, organizar y mantener catálogos estructurados de productos y proveedores aprobados que los empleados utilizan al realizar compras. Un catálogo bien gestionado estandariza qué se puede comprar, de quién y a qué precio, lo que reduce el gasto no controlado y simplifica el proceso de compras.

Tipos de catálogos de compras

• Catálogos internos: mantenidos por la organización compradora con artículos y precios preacordados de proveedores aprobados
• Catálogos con conexión externa: el comprador accede al sitio web del proveedor para consultar y comprar, y luego devuelve el carrito a su sistema de compras para su aprobación
• Catálogos gestionados: un modelo híbrido en el que la organización compradora controla la estructura del catálogo, pero los proveedores aportan datos de productos y precios
• Catálogos alojados por proveedores: los proveedores mantienen sus propios catálogos, que se integran con el sistema de compras del comprador

Qué implica la gestión de catálogos

• Gestión de datos de productos: descripciones, especificaciones, imágenes y unidades de medida
• Gestión de precios: precios contratados, descuentos por volumen y precios promocionales
• Organización por categorías: agrupación lógica de productos (materias primas, suministros de oficina, TI, mantenimiento)
• Asignación de proveedores: qué proveedores ofrecen qué productos y a qué precios
• Controles de aprobación: qué artículos requieren aprobación y a partir de qué límites
• Actualizaciones del catálogo: mantener actualizados los precios, la disponibilidad y los datos de productos

Por qué es importante la gestión de catálogos

Sin un catálogo gestionado, los empleados realizan el abastecimiento por su cuenta: buscan en Google, envían correos a proveedores al azar y compran a precios minoristas. Esto genera gastos fragmentados entre demasiados proveedores, precios inconsistentes para los mismos artículos, ninguna visibilidad sobre lo que compra la organización y ningún poder de negociación para obtener descuentos por volumen.

Gestión de catálogos para pequeñas empresas

Los sistemas de gestión de catálogos empresariales (SAP Ariba, Coupa) son complejos y costosos. Para las pequeñas y medianas empresas, una gestión de catálogos eficaz comienza con un directorio de proveedores bien organizado. Herramientas como AuraVMS le permiten mantener un directorio central de proveedores con etiquetas de categoría, de modo que, cuando necesite abastecerse de algo, pueda ver de inmediato qué proveedores aprobados atienden esa categoría y enviarles una RFQ estructurada.

Gestión de catálogos y compra guiada

La gestión de catálogos es la base de la compra guiada. El catálogo define qué pueden comprar los empleados y de quién. La compra guiada es el proceso que dirige a los empleados a utilizar el catálogo en lugar de realizar el abastecimiento por su cuenta. En conjunto, garantizan que las compras estén controladas, sean visibles y rentables.

Cómo configurar la gestión de catálogos en 5 pasos

1. Reúna 12 meses de gastos: enumere qué se compró, de quién y a qué precio unitario. Los artículos recurrentes conforman su primer catálogo.
2. Elija las categorías que desea controlar: comience con artículos de alta frecuencia y baja complejidad (suministros de oficina, MRO, embalaje), donde la variación de precios sea fácil de detectar.
3. Negocie y fije los precios: realice una RFQ por categoría, adjudique a uno o dos proveedores y registre el precio contratado, la unidad de medida y la fecha de vigencia.
4. Publique el catálogo donde las personas compran: en una lista compartida, su ERP o su herramienta de compras, con el proveedor aprobado junto a cada artículo.
5. Revise según un calendario: vuelva a solicitar cotizaciones cuando venzan los contratos o los períodos de vigencia de precios, y elimine los artículos que nadie solicita.

KPI de gestión de catálogos

• Cumplimiento del catálogo: proporción del gasto que se realiza a través del catálogo en lugar de compras fuera del catálogo.
• Variación de precios: diferencia entre el precio del catálogo y lo que realmente se pagó.
• Cobertura del catálogo: proporción del gasto total para el que hay disponible un artículo de catálogo.
• Actualidad de los datos: proporción de artículos cuyo precio se confirmó dentro de su período de vigencia.
• Número de proveedores por categoría: una disminución de la cantidad suele indicar que la consolidación está funcionando.

Mantener los catálogos actualizados

• Revise los precios trimestralmente (como mínimo) o cuando se renueven los contratos
• Elimine proveedores inactivos y productos descontinuados
• Agregue nuevos proveedores después de su evaluación y de la primera transacción
• Haga seguimiento del cumplimiento del catálogo: qué porcentaje de las compras se realiza a través del catálogo frente a fuera de él