Commande ouverte

Une commande ouverte (BPO) est un accord de longue durée conclu avec un fournisseur pour fournir des biens ou des services à des prix prédéterminés sur une période donnée. Cet outil achats simplifie les achats récurrents en fixant les conditions à l’avance tout en autorisant plusieurs livraisons ou interventions de service.

Les principales caractéristiques des commandes ouvertes sont les suivantes :

• Période de validité étendue (généralement 6 à 12 mois)
• Prix et conditions prédéterminés
• Quantité ou valeur totale estimée
• Mécanisme de déblocages ou d’appels de livraison multiples
• Processus de commande simplifié pour les utilisateurs
• Options de facturation consolidée
• Suivi de la performance pendant la durée de l’accord

Les systèmes d’achats numériques gèrent les BPO en suivant leur utilisation par rapport aux valeurs maximales, en automatisant les commandes de déblocage et en donnant une visibilité sur la performance de l’accord afin de soutenir les futures négociations.

Qu’est-ce qu’un système de commandes ouvertes ?

Un système de commandes ouvertes est un logiciel de création et de gestion des PO ouvertes : il conserve les prix et les conditions négociés, suit l’utilisation par rapport au plafond de l’accord, génère les commandes de déblocage et consolide la facturation. Il élimine le travail d’approbation et de renégociation par achat qui serait autrement nécessaire pour les achats récurrents.

Comment fonctionne une commande ouverte ?

L’acheteur et le fournisseur conviennent à l’avance des prix, d’une durée généralement comprise entre 6 et 12 mois et d’une valeur totale estimée. Chaque fois que vous avez besoin de stock, vous émettez un déblocage — parfois appelé appel de livraison — au titre de la PO ouverte, au lieu de créer une nouvelle demande d’achat et un nouveau bon de commande à partir de zéro. Les dépenses sont imputées au plafond convenu.

Quelle est la différence entre une PO ouverte et une PO standard ?

Un bon de commande standard couvre un achat ponctuel : des articles, des quantités et des prix précis, avec une livraison unique. Une PO ouverte couvre des besoins récurrents sur une période, à des prix convenus à l’avance, avec plusieurs déblocages. Les entreprises utilisent les PO ouvertes pour les fournitures de maintenance, les emballages, les lignes de fret et d’autres achats récurrents prévisibles.

Quelle est la durée d’une commande ouverte ?

La plupart durent de 6 à 12 mois, en cohérence avec l’engagement tarifaire du fournisseur. Les accords plus longs fixent les prix plus durablement, mais risquent de s’écarter des prix du marché ; les périodes plus courtes permettent des révisions tarifaires plus fréquentes. De nombreuses équipes gèrent les PO ouvertes dans le cadre de leur processus plus large de gestion du cycle de vie des contrats.

À découvrir également : créez des PO standard avec le générateur gratuit de bons de commande.