Gestion des catalogues

La gestion des catalogues dans les achats consiste à créer, organiser et maintenir des catalogues structurés de produits et de fournisseurs approuvés, utilisés par les collaborateurs lors de leurs achats. Un catalogue bien géré standardise les produits achetables, leurs fournisseurs et leurs prix, réduisant les dépenses hors processus et simplifiant le processus d’achat.

Types de catalogues d’achats

• Catalogues internes : gérés par l’organisation acheteuse, avec des articles et des prix négociés à l’avance auprès de fournisseurs approuvés
• Catalogues punch-out : l’acheteur accède au site web du fournisseur pour parcourir et acheter les produits, puis rapatrie le panier dans son système achats pour approbation
• Catalogues gérés : un modèle hybride dans lequel l’organisation acheteuse contrôle la structure du catalogue tandis que les fournisseurs fournissent les données produits et les tarifs
• Catalogues hébergés par les fournisseurs : les fournisseurs gèrent leurs propres catalogues, intégrés au système achats de l’acheteur

Ce que recouvre la gestion des catalogues

• Gestion des données produits : descriptions, spécifications, images, unités de mesure
• Gestion des prix : prix contractuels, remises sur volume, tarifs promotionnels
• Organisation par catégories : regroupement logique des produits (matières premières, fournitures de bureau, informatique, maintenance)
• Correspondance fournisseurs-produits : quels fournisseurs proposent quels produits et à quels prix
• Contrôles d’approbation : quels articles exigent une approbation et à partir de quels seuils
• Mise à jour des catalogues : maintien à jour des prix, de la disponibilité et des données produits

Pourquoi la gestion des catalogues est importante

Sans catalogue géré, les collaborateurs assurent le sourcing de manière indépendante : ils effectuent des recherches sur Google, contactent des fournisseurs au hasard par e-mail et achètent aux prix de détail. Cela fragmente les dépenses entre un trop grand nombre de fournisseurs, entraîne des prix incohérents pour les mêmes articles, supprime toute visibilité sur les achats de l’organisation et réduit le pouvoir de négociation des remises sur volume.

Gestion des catalogues pour les petites entreprises

Les systèmes de gestion des catalogues d’entreprise (SAP Ariba, Coupa) sont complexes et coûteux. Pour les PME, une gestion efficace des catalogues commence par un annuaire fournisseurs bien organisé. Des outils tels qu’AuraVMS vous permettent de gérer un annuaire fournisseurs centralisé avec des étiquettes de catégorie : lorsque vous devez assurer le sourcing d’un besoin, vous identifiez immédiatement les fournisseurs approuvés actifs dans cette catégorie et leur envoyez une RFQ structurée.

Gestion des catalogues et achats guidés

La gestion des catalogues est le fondement des achats guidés. Le catalogue définit ce que les collaborateurs peuvent acheter et auprès de quels fournisseurs. Les achats guidés orientent les collaborateurs vers le catalogue plutôt que vers un sourcing indépendant. Ensemble, ils garantissent des achats maîtrisés, visibles et économiques.

Comment mettre en place la gestion des catalogues en 5 étapes

1. Analysez 12 mois de dépenses : répertoriez les achats, leurs fournisseurs et leurs prix unitaires. Les articles récurrents constituent votre premier catalogue.
2. Choisissez les catégories à maîtriser : commencez par les articles fréquents et peu complexes (fournitures de bureau, MRO, emballages), pour lesquels les écarts de prix sont faciles à repérer.
3. Négociez et verrouillez les prix : lancez une RFQ par catégorie, attribuez le marché à un ou deux fournisseurs et enregistrez le prix contractuel, l’unité de mesure et la date de validité.
4. Publiez le catalogue là où les achats sont réalisés : dans une liste partagée, votre ERP ou votre outil achats, avec le fournisseur approuvé indiqué à côté de chaque article.
5. Planifiez les révisions : relancez les demandes de devis à l’expiration des contrats ou des périodes de validité des prix, et retirez les articles que personne ne commande.

KPI de gestion des catalogues

• Conformité au catalogue : part des dépenses passant par le catalogue plutôt que par des achats hors catalogue.
• Écart de prix : différence entre le prix du catalogue et le montant réellement payé.
• Couverture du catalogue : part des dépenses totales pour lesquelles un article du catalogue est disponible.
• Actualité des données : part des articles dont le prix a été confirmé pendant sa période de validité.
• Nombre de fournisseurs par catégorie : une baisse indique généralement que la consolidation fonctionne.

Maintenir les catalogues à jour

• Révisez les prix chaque trimestre (au minimum) ou au renouvellement des contrats
• Retirez les fournisseurs inactifs et les produits abandonnés
• Ajoutez les nouveaux fournisseurs après leur qualification et leur première opération commerciale
• Suivez la conformité au catalogue : quel pourcentage des achats passe par le catalogue plutôt que par des achats hors catalogue