Ordine di acquisto aperto

Un ordine di acquisto aperto (BPO) è un accordo a lungo termine con un fornitore per fornire beni o servizi a prezzi predeterminati per un periodo specificato. Questo strumento di approvvigionamento semplifica gli acquisti per esigenze ricorrenti definendo anticipatamente le condizioni e consentendo al contempo più consegne o prestazioni di servizi.

Le caratteristiche principali degli ordini di acquisto aperti includono:

• Periodo di validità esteso (in genere 6-12 mesi)
• Prezzi e condizioni predeterminati
• Quantità o valore totale stimato
• Meccanismo con più ordini di rilascio o chiamate
• Processo di ordinazione semplificato per gli utenti
• Opzioni di fatturazione consolidata
• Monitoraggio delle performance nel periodo dell'accordo

I sistemi digitali di approvvigionamento gestiscono i BPO monitorando l'utilizzo rispetto ai valori massimi, automatizzando gli ordini di rilascio e offrendo visibilità sulle performance dell'accordo a supporto delle future trattative.

Cos'è un sistema di ordini di acquisto aperti?

Un sistema di ordini di acquisto aperti è un software per creare e gestire BPO: memorizza prezzi e condizioni negoziati, monitora l'utilizzo rispetto al valore massimo dell'accordo, genera ordini di rilascio e consolida la fatturazione. Elimina il lavoro di approvazione e rinegoziazione per ogni acquisto che altrimenti gli acquisti ricorrenti richiederebbero.

Come funziona un ordine di acquisto aperto?

L'acquirente e il fornitore concordano anticipatamente prezzi, una durata in genere di 6-12 mesi e un valore totale stimato. Ogni volta che hai bisogno di scorte, emetti un ordine di rilascio, talvolta chiamato call-off, a valere sul BPO invece di creare da zero una nuova richiesta di acquisto e un nuovo ordine di acquisto. La spesa viene imputata al massimale concordato.

Qual è la differenza tra un BPO e un PO standard?

Un ordine di acquisto standard riguarda un acquisto una tantum: articoli, quantità e prezzi specifici, consegnati una sola volta. Un BPO copre esigenze ricorrenti per un periodo a prezzi preconcordati, con più ordini di rilascio. Le aziende usano i BPO per forniture di manutenzione, imballaggi, tratte di trasporto e altri acquisti ricorrenti prevedibili.

Quanto dura un ordine di acquisto aperto?

La maggior parte dura 6-12 mesi, in linea con l'impegno del fornitore sui prezzi. Gli accordi più lunghi bloccano i prezzi più a lungo, ma rischiano di discostarsi dalle quotazioni di mercato; le durate più brevi aggiornano i prezzi più spesso. Molti team gestiscono i BPO nell'ambito del più ampio processo di gestione del ciclo di vita dei contratti.

Correlato: crea PO standard con il generatore gratuito di ordini di acquisto.