Gestione dei cataloghi

La gestione dei cataloghi nell'approvvigionamento è il processo di creazione, organizzazione e aggiornamento di cataloghi strutturati di prodotti e fornitori approvati, utilizzati dai dipendenti per gli acquisti. Un catalogo ben gestito standardizza cosa si può acquistare, da chi e a quale prezzo, riducendo la spesa non conforme e semplificando il processo di acquisto.

Tipi di cataloghi per l'approvvigionamento

• Cataloghi interni: gestiti dall'organizzazione acquirente con articoli e prezzi pre-negoziati dei fornitori approvati
• Cataloghi punch-out: l'acquirente accede al sito del fornitore per consultare e acquistare i prodotti, quindi riporta il carrello nel proprio sistema di approvvigionamento per l'approvazione
• Cataloghi gestiti: una soluzione ibrida in cui l'organizzazione acquirente controlla la struttura del catalogo, mentre i fornitori contribuiscono con dati sui prodotti e prezzi
• Cataloghi ospitati dal fornitore: i fornitori gestiscono i propri cataloghi, integrati con il sistema di approvvigionamento dell'acquirente

Cosa comprende la gestione dei cataloghi

• Gestione dei dati di prodotto: descrizioni, specifiche, immagini, unità di misura
• Gestione dei prezzi: prezzi contrattuali, sconti quantità, prezzi promozionali
• Organizzazione delle categorie: raggruppamento logico dei prodotti (materie prime, forniture per ufficio, IT, manutenzione)
• Mappatura dei fornitori: quali fornitori offrono quali prodotti e a quali prezzi
• Controlli di approvazione: quali articoli richiedono approvazione e a quali soglie
• Aggiornamenti del catalogo: mantenere aggiornati prezzi, disponibilità e dati di prodotto

Perché la gestione dei cataloghi è importante

Senza un catalogo gestito, i dipendenti si approvvigionano in autonomia: cercano su Google, inviano email a fornitori scelti a caso e acquistano a prezzi al dettaglio. Questo crea una spesa frammentata tra troppi fornitori, prezzi incoerenti per gli stessi articoli, nessuna visibilità su ciò che l'organizzazione acquista e nessun potere negoziale per ottenere sconti quantità.

Gestione dei cataloghi per le piccole imprese

I sistemi di gestione dei cataloghi aziendali (SAP Ariba, Coupa) sono complessi e costosi. Per le PMI, una gestione efficace dei cataloghi parte da un'anagrafica fornitori ben organizzata. Strumenti come AuraVMS consentono di mantenere un'anagrafica fornitori centralizzata con tag di categoria, così quando devi approvvigionarti di qualcosa puoi vedere subito quali fornitori approvati servono quella categoria e inviare loro una RFQ strutturata.

Gestione dei cataloghi e acquisto guidato

La gestione dei cataloghi è alla base dell'acquisto guidato. Il catalogo definisce cosa possono acquistare i dipendenti e da chi. L'acquisto guidato indirizza i dipendenti a usare il catalogo anziché approvvigionarsi in autonomia. Insieme garantiscono acquisti controllati, visibili e convenienti.

Come configurare la gestione dei cataloghi in 5 passaggi

1. Esamina 12 mesi di spesa: elenca cosa è stato acquistato, da chi e a quale prezzo unitario. Gli articoli ricorrenti costituiranno il tuo primo catalogo.
2. Scegli le categorie da controllare: inizia dagli articoli acquistati spesso e poco complessi (forniture per ufficio, MRO, imballaggi), per cui è facile rilevare le variazioni di prezzo.
3. Negozia e blocca i prezzi: invia una RFQ per ogni categoria, assegna l'ordine a uno o due fornitori e registra il prezzo contrattuale, l'unità di misura e la data di validità.
4. Pubblica il catalogo dove si effettuano gli acquisti: in un elenco condiviso, nel tuo ERP o nel tuo strumento di approvvigionamento, indicando accanto a ogni articolo il fornitore approvato.
5. Rivedi a intervalli regolari: richiedi nuovi preventivi quando scadono i contratti o i periodi di validità dei prezzi e rimuovi gli articoli che nessuno ordina.

KPI della gestione dei cataloghi

• Conformità al catalogo: quota della spesa che passa dal catalogo anziché da acquisti fuori catalogo.
• Variazione di prezzo: differenza tra il prezzo di catalogo e quanto è stato effettivamente pagato.
• Copertura del catalogo: quota della spesa totale per la quale è disponibile un articolo a catalogo.
• Aggiornamento dei dati: quota di articoli il cui prezzo è stato confermato entro il periodo di validità.
• Numero di fornitori per categoria: una diminuzione indica di solito che il consolidamento sta funzionando.

Mantenere aggiornati i cataloghi

• Rivedi i prezzi trimestralmente (come minimo) o al rinnovo dei contratti
• Rimuovi i fornitori inattivi e i prodotti fuori produzione
• Aggiungi nuovi fornitori dopo la qualifica e la prima transazione
• Monitora la conformità al catalogo: quale percentuale degli acquisti passa dal catalogo rispetto agli acquisti fuori catalogo