Gestão de Catálogos

A gestão de catálogos em compras é o processo de criar, organizar e manter catálogos estruturados de produtos e fornecedores aprovados que os colaboradores usam ao fazer compras. Um catálogo bem gerenciado padroniza o que pode ser comprado, de quem e a que preço — reduzindo gastos fora da política e simplificando o processo de compra.

Tipos de Catálogos de Compras

• Catálogos internos: mantidos pela organização compradora com itens e preços pré-negociados de fornecedores aprovados
• Catálogos punch-out: o comprador acessa o site do fornecedor para pesquisar e comprar e, depois, leva o carrinho de volta ao seu sistema de compras para aprovação
• Catálogos gerenciados: um modelo híbrido em que a organização compradora controla a estrutura do catálogo, mas os fornecedores contribuem com dados de produtos e preços
• Catálogos hospedados pelo fornecedor: os fornecedores mantêm seus próprios catálogos, que se integram ao sistema de compras do comprador

O que Envolve a Gestão de Catálogos

• Gestão de dados de produtos: descrições, especificações, imagens, unidades de medida
• Gestão de preços: preços contratados, descontos por volume, preços promocionais
• Organização por categoria: agrupamento lógico de produtos (matérias-primas, materiais de escritório, TI, manutenção)
• Mapeamento de fornecedores: quais fornecedores oferecem quais produtos e a quais preços
• Controles de aprovação: quais itens exigem aprovação e a partir de quais limites
• Atualizações do catálogo: manter atualizados os preços, a disponibilidade e os dados dos produtos

Por que a Gestão de Catálogos é Importante

Sem um catálogo gerenciado, os colaboradores compram de forma independente — pesquisando no Google, enviando e-mails a fornecedores aleatórios e comprando a preços de varejo. Isso gera gastos fragmentados entre fornecedores demais, preços inconsistentes para os mesmos itens, nenhuma visibilidade sobre o que a organização está comprando e nenhum poder de negociação para obter descontos por volume.

Gestão de Catálogos para Pequenas Empresas

Os sistemas corporativos de gestão de catálogos (SAP Ariba, Coupa) são complexos e caros. Para pequenas e médias empresas, uma gestão de catálogos eficaz começa com um diretório de fornecedores bem organizado. Ferramentas como o AuraVMS permitem manter um diretório central de fornecedores com tags de categoria; assim, quando for necessário comprar algo, você poderá ver imediatamente quais fornecedores aprovados atendem àquela categoria e enviar a eles uma RFQ estruturada.

Gestão de Catálogos e Compras Guiadas

A gestão de catálogos é a base das compras guiadas. O catálogo define o que os colaboradores podem comprar e de quem. As compras guiadas são o processo que direciona os colaboradores a usar o catálogo em vez de comprar de forma independente. Juntos, eles garantem que as compras sejam controladas, visíveis e economicamente eficientes.

Como Implantar a Gestão de Catálogos em 5 Etapas

1. Reúna os gastos dos últimos 12 meses: liste o que foi comprado, de quem e a que preço unitário. Os itens recorrentes formarão seu primeiro catálogo.
2. Escolha as categorias a controlar: comece por itens de alta frequência e baixa complexidade (materiais de escritório, MRO, embalagens), em que a variação de preços seja fácil de identificar.
3. Negocie e fixe os preços: realize uma RFQ para cada categoria, selecione um ou dois fornecedores e registre o preço contratado, a unidade de medida e a data de validade.
4. Publique o catálogo onde as pessoas compram: em uma lista compartilhada, no seu ERP ou na sua ferramenta de compras, com o fornecedor aprovado ao lado de cada item.
5. Revise periodicamente: faça nova cotação quando os contratos ou períodos de validade dos preços expirarem e remova itens que ninguém pede.

KPIs de Gestão de Catálogos

• Conformidade com o catálogo: parcela dos gastos que passa pelo catálogo, em vez de compras fora dele.
• Variação de preços: diferença entre o preço do catálogo e o valor realmente pago.
• Cobertura do catálogo: parcela do gasto total para a qual há um item disponível no catálogo.
• Atualidade dos dados: parcela dos itens cujo preço foi confirmado dentro do respectivo período de validade.
• Número de fornecedores por categoria: a redução nessa quantidade normalmente indica que a consolidação está funcionando.

Como Manter os Catálogos Atualizados

• Revise os preços trimestralmente (no mínimo) ou quando os contratos forem renovados
• Remova fornecedores inativos e produtos descontinuados
• Adicione novos fornecedores após a qualificação e a primeira transação
• Acompanhe a conformidade com o catálogo — qual porcentagem das compras passa pelo catálogo em comparação com compras fora dele