Управление каталогами

Управление каталогами в закупках — это создание, организация и поддержание структурированных каталогов утверждённых товаров и поставщиков, которыми сотрудники пользуются при закупках. Грамотно управляемый каталог стандартизирует, что можно покупать, у кого и по какой цене, сокращая внепроцедурные расходы и упрощая закупочную деятельность.

Виды закупочных каталогов

• Внутренние каталоги: ведутся закупающей организацией и содержат заранее согласованные позиции и цены утверждённых поставщиков
• Панч-аут-каталоги: покупатель переходит на сайт поставщика, чтобы просматривать и выбирать товары, а затем возвращает корзину в свою систему закупок для согласования
• Управляемые каталоги: гибридная модель, при которой закупающая организация контролирует структуру каталога, а поставщики предоставляют данные о товарах и цены
• Каталоги поставщиков: поставщики ведут собственные каталоги, интегрированные с системой закупок покупателя

Что включает управление каталогами

• Управление данными о товарах: описания, спецификации, изображения, единицы измерения
• Управление ценообразованием: договорные цены, скидки за объём, промо-цены
• Организация категорий: логичная группировка товаров (сырьё, офисные принадлежности, IT, техническое обслуживание)
• Сопоставление с поставщиками: какие поставщики предлагают какие товары и по каким ценам
• Контроль согласования: какие позиции требуют согласования и при каких пороговых значениях
• Обновление каталогов: поддержание актуальности цен, доступности и данных о товарах

Почему управление каталогами важно

Без управляемого каталога сотрудники самостоятельно ищут товары: в Google, через случайных поставщиков по электронной почте и по розничным ценам. Это приводит к раздробленным расходам у слишком большого числа поставщиков, несогласованным ценам на одни и те же позиции, отсутствию прозрачности того, что закупает организация, и невозможности получать скидки за объём.

Управление каталогами для малого бизнеса

Корпоративные системы управления каталогами (SAP Ariba, Coupa) сложны и дороги. Для SMB эффективное управление каталогами начинается с хорошо организованного справочника поставщиков. Такие инструменты, как AuraVMS, позволяют вести единый справочник поставщиков с тегами категорий: когда нужно найти товар или услугу, вы сразу видите, какие утверждённые поставщики работают с этой категорией, и можете направить им структурированный RFQ.

Управление каталогами и направляемые закупки

Управление каталогами — основа направляемых закупок. Каталог определяет, что сотрудники могут закупать и у кого. Направляемые закупки — это процесс, при котором сотрудников направляют к использованию каталога вместо самостоятельного поиска поставщиков. Вместе они обеспечивают контролируемую, прозрачную и экономически эффективную закупочную деятельность.

Как внедрить управление каталогами за 5 шагов

1. Соберите данные о расходах за 12 месяцев: перечислите, что закупалось, у кого и по какой цене за единицу. Повторяющиеся позиции станут вашим первым каталогом.
2. Выберите категории для контроля: начните с часто закупаемых, несложных позиций (офисные принадлежности, MRO, упаковка), для которых легко увидеть разброс цен.
3. Согласуйте и зафиксируйте цены: проведите RFQ по каждой категории, выберите одного или двух поставщиков и зафиксируйте договорную цену, единицу измерения и срок действия.
4. Опубликуйте каталог там, где совершают закупки: в общем списке, вашей ERP или инструменте закупок — с утверждённым поставщиком рядом с каждой позицией.
5. Пересматривайте по графику: запрашивайте новые предложения по окончании договоров или сроков действия цен и удаляйте позиции, которые никто не заказывает.

KPI управления каталогами

• Соблюдение каталога: доля расходов, проходящих через каталог, а не через закупки вне каталога.
• Разброс цен: разница между ценой в каталоге и фактически уплаченной ценой.
• Охват каталогом: доля общих расходов, для которых доступна позиция в каталоге.
• Актуальность данных: доля позиций, цена которых была подтверждена в пределах срока её действия.
• Количество поставщиков в категории: снижение этого показателя обычно означает, что консолидация работает.

Как поддерживать каталоги в актуальном состоянии

• Пересматривайте цены ежеквартально (как минимум) или при продлении договоров
• Удаляйте неактивных поставщиков и снятые с производства товары
• Добавляйте новых поставщиков после квалификации и первой сделки
• Отслеживайте соблюдение каталога: какой процент закупок совершается через каталог, а какой — вне его