Подтверждение заказа на поставку (POA)

Подтверждение заказа на поставку (POA) — это официальное подтверждение поставщика о получении заказа на поставку и согласии исполнить его на указанных условиях. Оно служит юридически обязательным принятием количества, цен, дат поставки и условий оплаты по заказу.

Почему подтверждение PO важно

Без официального подтверждения нет уверенности, что поставщик получил заказ, согласен с ценой, может поставить запрошенное количество или уложится в сроки поставки. Без документированного этапа подтверждения часто возникают споры: «Я никогда не получал этот заказ» или «Я не соглашался на эти условия».

Что содержит подтверждение PO

• Номер PO: ссылка на исходный заказ на поставку
• Подтверждение позиций: наименования товаров, количество, спецификации
• Подтверждённые цены: цены за единицу и общие суммы
• Подтверждение даты поставки: согласованная дата отгрузки или поставки
• Принятие условий: условия оплаты, условия доставки, любые специальные условия
• Исключения или изменения: любые позиции, которые поставщик не может исполнить или хочет изменить

Процесс подтверждения PO

1. Покупатель направляет поставщику заказ на поставку (по электронной почте, через портал или систему закупок). 2. Поставщик проверяет сведения в заказе. 3. Поставщик отправляет подтверждение о принятии либо сообщает об отклонениях. 4. Покупатель проверяет отклонения и при необходимости проводит переговоры. 5. У обеих сторон есть документированный согласованный заказ.

Подтверждение PO и подтверждение заказа

Эти термины часто используются как взаимозаменяемые. Технически подтверждение PO подтверждает получение и намерение исполнить заказ, тогда как подтверждение заказа может содержать дополнительные сведения: точные даты отгрузки, номера партий или информацию для отслеживания. На практике большинство компаний считают их одним и тем же документом.

Распространённые сложности

• Поставщики отвечают неструктурированным письмом вместо официального подтверждения
• Частичные подтверждения (принятие одних позиций, но не других) без чёткого уведомления
• Задержки с подтверждением оставляют покупателя в неопределённости относительно статуса заказа
• Ручное отслеживание подтверждений по десяткам поставщиков и заказов

Автоматизация подтверждения PO

Современные рабочие процессы закупок автоматизируют процесс подтверждения. AuraVMS позволяет разместить заказ на основе выбранного предложения. Для контроля поставки и подтверждения необходимо фиксировать статус в подключённом операционном рабочем процессе.