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目录管理
采购中的目录管理，是指创建、组织和维护包含已批准产品及供应商的结构化目录，供员工采购时使用。管理完善的目录可规范可采购的商品、供应商及价格，从而减少非合规支出，并简化采购流程。
采购目录的类型
- 内部目录：由采购组织维护，包含已批准供应商提供的预先协商商品及价格
- 外部跳转目录：采购方跳转至供应商网站浏览和选购，再将购物车带回采购系统审批
- 托管目录：一种混合模式，采购组织控制目录结构，而供应商提供产品数据和价格
- 供应商托管目录：供应商维护自己的目录，并与采购方的采购系统集成
目录管理涵盖的内容
- 产品数据管理：描述、规格、图片、计量单位
- 价格管理：合同价格、数量折扣、促销价格
- 品类组织：按逻辑对产品分组（原材料、办公用品、IT、维修）
- 供应商映射：哪些供应商以何种价格提供哪些产品
- 审批控制：哪些商品需要审批，以及相应的审批门槛
- 目录更新：确保价格、供货情况和产品数据保持最新
目录管理为何重要
没有受管理的目录，员工就会自行寻源——搜索 Google、向不熟悉的供应商发邮件，或按零售价购买。这会造成支出分散在过多供应商之间，同一商品价格不一致，组织无法了解购买了什么，也无法凭借采购量争取折扣。
适合小型企业的目录管理
企业级目录管理系统（SAP Ariba、Coupa）复杂且昂贵。对于中小企业，有效的目录管理始于组织良好的供应商名录。AuraVMS 等工具可让您维护带有品类标签的集中式供应商名录；需要寻源时，您能立即查看哪些已批准供应商服务该品类，并向其发送结构化 RFQ。
目录管理与引导式采购
目录管理是引导式采购的基础。目录规定员工可以购买什么以及向谁采购；引导式采购则引导员工使用目录，而非自行寻源。两者结合，可确保采购受到控制、全程可见且具有成本效益。
5 步建立目录管理
- 汇总 12 个月的支出：列出采购了什么、向谁采购以及每单位价格。重复采购的商品就是您的第一份目录。
- 选择需要管控的品类：从高频、低复杂度商品（办公用品、MRO、包装材料）开始，这些品类的价格差异容易识别。
- 协商并锁定价格：按品类开展 RFQ，授标给一至两家供应商，并记录合同价格、计量单位和有效期截止日。
- 在采购发生地发布目录：可使用共享清单、ERP 或采购工具，并在每个商品旁标明已批准的供应商。
- 定期审查：合同或价格有效期届满时重新询价，并移除无人订购的商品。
目录管理 KPI
- 目录合规率：通过目录发生的支出占比，而非目录外采购的支出。
- 价格差异：目录价格与实际支付价格之间的差额。
- 目录覆盖率：有对应目录商品可供采购的总支出占比。
- 数据新鲜度：价格在其有效期内获得确认的商品占比。
- 每个品类的供应商数量：数量下降通常意味着整合正在发挥作用。
保持目录最新
- 每季度（至少）或在合同续签时审查价格
- 移除不活跃的供应商和已停产产品
- 供应商通过资格认证并完成首笔交易后，将其加入目录
- 跟踪目录合规率——有多少采购通过目录完成，而不是目录外采购