Katalogmanagement

Katalogmanagement in der Beschaffung umfasst das Erstellen, Organisieren und Pflegen strukturierter Kataloge mit freigegebenen Produkten und Lieferanten, die Mitarbeitende beim Einkauf nutzen. Ein gut geführter Katalog vereinheitlicht, was von wem und zu welchem Preis gekauft werden kann – und reduziert Wildwuchs-Ausgaben sowie den Aufwand im Einkaufsprozess.

Arten von Beschaffungskatalogen

• Interne Kataloge: vom einkaufenden Unternehmen gepflegt, mit vorab ausgehandelten Artikeln und Preisen freigegebener Lieferanten
• Punch-out-Kataloge: der Einkäufer wechselt auf die Website des Lieferanten, sucht und bestellt dort und überträgt den Warenkorb anschließend zur Freigabe zurück in sein Beschaffungssystem
• Gesteuerte Kataloge: ein hybrider Ansatz, bei dem das einkaufende Unternehmen die Katalogstruktur steuert, während Lieferanten Produktdaten und Preise beitragen
• Lieferantengehostete Kataloge: Lieferanten pflegen eigene Kataloge, die in das Beschaffungssystem des Einkäufers integriert sind

Aufgaben des Katalogmanagements

• Produktdatenmanagement: Beschreibungen, Spezifikationen, Bilder, Maßeinheiten
• Preismanagement: Vertragspreise, Mengenrabatte, Aktionspreise
• Warengruppenstruktur: logische Gruppierung von Produkten (Rohstoffe, Bürobedarf, IT, Instandhaltung)
• Lieferantenzuordnung: welche Lieferanten welche Produkte zu welchen Preisen anbieten
• Freigaberegeln: welche Artikel eine Freigabe erfordern und ab welchen Schwellenwerten
• Katalogaktualisierungen: Preise, Verfügbarkeit und Produktdaten aktuell halten

Warum Katalogmanagement wichtig ist

Ohne einen gesteuerten Katalog beschaffen Mitarbeitende eigenständig – sie suchen bei Google, schreiben beliebige Lieferanten an und kaufen zu Einzelhandelspreisen. Das führt zu fragmentierten Ausgaben bei zu vielen Lieferanten, uneinheitlichen Preisen für dieselben Artikel, keiner Transparenz darüber, was das Unternehmen einkauft, und keiner Verhandlungsposition für Mengenrabatte.

Katalogmanagement für kleine Unternehmen

Katalogmanagementsysteme für Unternehmen (SAP Ariba, Coupa) sind komplex und teuer. Für KMU beginnt wirksames Katalogmanagement mit einem gut organisierten Lieferantenverzeichnis. Mit Tools wie AuraVMS können Sie ein zentrales Lieferantenverzeichnis mit Warengruppen-Tags pflegen. Wenn Sie etwas beschaffen müssen, sehen Sie sofort, welche freigegebenen Lieferanten diese Warengruppe bedienen, und können ihnen eine strukturierte RFQ senden.

Katalogmanagement und Guided Buying

Katalogmanagement ist die Grundlage von Guided Buying. Der Katalog legt fest, was Mitarbeitende von wem kaufen können. Guided Buying lenkt Mitarbeitende dazu, den Katalog zu nutzen, statt eigenständig zu beschaffen. Zusammen sorgen beide dafür, dass der Einkauf gesteuert, transparent und kosteneffizient ist.

Katalogmanagement in 5 Schritten einrichten

1. Ausgaben der letzten 12 Monate auswerten: Listen Sie auf, was von wem und zu welchem Stückpreis gekauft wurde. Wiederkehrende Artikel bilden Ihren ersten Katalog.
2. Zu steuernde Warengruppen auswählen: Beginnen Sie mit häufig benötigten, wenig komplexen Artikeln (Bürobedarf, MRO, Verpackungen), bei denen Preisabweichungen leicht erkennbar sind.
3. Preise verhandeln und festlegen: Führen Sie je Warengruppe eine RFQ durch, erteilen Sie einem oder zwei Lieferanten den Zuschlag und dokumentieren Sie Vertragspreis, Maßeinheit und Gültigkeitsdatum.
4. Den Katalog dort veröffentlichen, wo eingekauft wird: als gemeinsame Liste, in Ihrem ERP oder in Ihrem Beschaffungstool – mit dem freigegebenen Lieferanten neben jedem Artikel.
5. Regelmäßig überprüfen: Holen Sie neue Angebote ein, wenn Verträge oder Preisgültigkeiten auslaufen, und entfernen Sie Artikel, die niemand bestellt.

KPIs für das Katalogmanagement

• Katalog-Compliance: Anteil der Ausgaben, die über den Katalog statt außerhalb des Katalogs erfolgen.
• Preisabweichung: Differenz zwischen Katalogpreis und tatsächlich gezahltem Preis.
• Katalogabdeckung: Anteil der Gesamtausgaben, für den ein Katalogartikel verfügbar ist.
• Datenaktualität: Anteil der Artikel, deren Preis innerhalb des Gültigkeitszeitraums bestätigt wurde.
• Anzahl der Lieferanten je Warengruppe: sinkende Zahlen bedeuten in der Regel, dass die Konsolidierung funktioniert.

Kataloge aktuell halten

• Preise vierteljährlich (mindestens) oder bei Vertragsverlängerungen überprüfen
• Inaktive Lieferanten und ausgelaufene Produkte entfernen
• Neue Lieferanten nach Qualifizierung und erster Transaktion hinzufügen
• Katalog-Compliance verfolgen – welcher Anteil der Einkäufe erfolgt über den Katalog und welcher außerhalb?