RFx

RFx ist ein Sammelbegriff für verschiedene formelle Beschaffungsdokumente, darunter Informationsanfragen (RFI), Ausschreibungen bzw. Angebotsaufforderungen (RFP), Angebotsanfragen (RFQ) und Aufforderungen zur Gebotsabgabe (RFB). Der Begriff verweist auf den gemeinsamen Zweck dieser Dokumente: Antworten potenzieller Lieferanten im Rahmen eines strukturierten Beschaffungsprozesses einzuholen.

Gemeinsame Merkmale von RFx-Dokumenten:

• Formelle schriftliche Kommunikation vom Einkäufer an potenzielle Lieferanten
• Strukturiertes Format mit klaren Anforderungen an die Antwort
• Konkrete Einreichungsfristen und -verfahren
• Definierte Bewertungskriterien und -methodik
• Konditionen, die die Anfrage regeln

Digitale Beschaffungsplattformen bieten integrierte Funktionen für das RFx-Management. Sie vereinfachen die Erstellung von Dokumenten, automatisieren die Verteilung an Lieferanten, unterstützen die strukturierte Einholung von Antworten und stellen Tools für Vergleichsanalysen bereit. Damit wird ein historisch manueller, dokumentenintensiver Prozess zu einem effizienten digitalen Workflow.

Umfang von AuraVMS: AuraVMS unterstützt den RFQ-Teil von RFx, nicht jedoch das vollständige Management von RFI- und RFP-Verfahren.

Was bedeutet RFx in der Beschaffung?

RFx ist der Sammelbegriff für formelle, strukturierte Anfragen, die während des Lieferanten- und Beschaffungsmanagements an Lieferanten gesendet werden. Das x steht für den jeweiligen Dokumenttyp: RFI (Informationsanfrage), RFP (Ausschreibung bzw. Angebotsaufforderung), RFQ (Angebotsanfrage) und RFB (Aufforderung zur Gebotsabgabe).

Was sind RFx-Tools?

RFx-Tools sind Softwareplattformen für den Workflow von Beschaffungsvorgängen: Sie erstellen das Anfragedokument, verteilen es an eingeladene Lieferanten, sammeln strukturierte Antworten bis zum Stichtag, bewerten und vergleichen sie und führen einen Prüfpfad. Sie ersetzen die E-Mail- und Tabellenkalkulationsversion desselben Prozesses; E-Sourcing-Plattformen sind die häufigste Form.

Worin unterscheiden sich RFI, RFP und RFQ?

Eine RFI sammelt Informationen über den Markt und potenzielle Lieferanten, bevor Sie genau wissen, was Sie kaufen möchten. Mit einer RFP werden ein Lösungsvorschlag und ein Vorgehen angefordert, meist für komplexe Einkäufe. Mit einer RFQ werden exakte Preise auf Grundlage definierter Spezifikationen angefordert. Teams führen sie bei großen Beschaffungsprojekten oft nacheinander durch; für unkomplizierte Wiederholungskäufe genügt eine RFQ – einen detaillierten Vergleich finden Sie unter RFP im Vergleich zur RFQ.

Was ist RFx-Management?

RFx-Management ist die Disziplin, diese Anfragen professionell durchzuführen: den passenden Dokumenttyp für den Einkauf auszuwählen, klare Anforderungen an Antworten zu formulieren, Fristen und Fairnessregeln einzuhalten und Antworten einheitlich zu bewerten.