Catalogusbeheer

Catalogusbeheer in de inkoop is het proces van het creëren, organiseren en onderhouden van gestructureerde catalogi met goedgekeurde producten en leveranciers die medewerkers gebruiken bij hun aankopen. Een goed beheerde catalogus standaardiseert wat kan worden gekocht, bij wie en tegen welke prijs, waardoor ongecontroleerde uitgaven afnemen en het inkoopproces eenvoudiger wordt.

Soorten inkoopcatalogi

• Interne catalogi: worden onderhouden door de inkopende organisatie met vooraf onderhandelde artikelen en prijzen van goedgekeurde leveranciers
• Punch-outcatalogi: de inkoper gaat vanuit het systeem naar de website van de leverancier om producten te bekijken en te bestellen en zet het winkelmandje vervolgens terug in het inkoopsysteem voor goedkeuring
• Beheerde catalogi: een hybride vorm waarbij de inkopende organisatie de catalogusstructuur beheert, maar leveranciers productgegevens en prijzen aanleveren
• Door leveranciers gehoste catalogi: leveranciers onderhouden hun eigen catalogi die integreren met het inkoopsysteem van de inkoper

Wat catalogusbeheer inhoudt

• Beheer van productgegevens: beschrijvingen, specificaties, afbeeldingen, meeteenheden
• Prijsbeheer: contractprijzen, volumekortingen, actieprijzen
• Categorie-indeling: logische groepering van producten (grondstoffen, kantoorbenodigdheden, IT, onderhoud)
• Koppeling van leveranciers: welke leveranciers welke producten tegen welke prijzen aanbieden
• Goedkeuringscontroles: welke artikelen goedkeuring vereisen en bij welke drempelwaarden
• Catalogusupdates: prijzen, beschikbaarheid en productgegevens actueel houden

Waarom catalogusbeheer belangrijk is

Zonder een beheerde catalogus doen medewerkers zelfstandig aan sourcing: ze zoeken op Google, e-mailen willekeurige leveranciers en kopen tegen winkelprijzen. Dit zorgt voor versnipperde uitgaven over te veel leveranciers, uiteenlopende prijzen voor dezelfde artikelen, geen inzicht in wat de organisatie koopt en geen onderhandelingspositie voor volumekortingen.

Catalogusbeheer voor kleine bedrijven

Catalogusbeheersystemen voor grote ondernemingen (SAP Ariba, Coupa) zijn complex en duur. Voor mkb's begint doeltreffend catalogusbeheer met een goed georganiseerde leveranciersdirectory. Met tools zoals AuraVMS kunt u een centrale leveranciersdirectory met categorietags onderhouden, zodat u bij een inkoopbehoefte direct ziet welke goedgekeurde leveranciers die categorie bedienen en hun een gestructureerde RFQ kunt sturen.

Catalogusbeheer en begeleid inkopen

Catalogusbeheer vormt de basis voor begeleid inkopen. De catalogus bepaalt wat medewerkers kunnen kopen en bij wie. Begeleid inkopen is het proces dat medewerkers ertoe aanzet de catalogus te gebruiken in plaats van zelfstandig aan sourcing te doen. Samen zorgen ze ervoor dat inkoop beheerst, inzichtelijk en kosteneffectief verloopt.

Catalogusbeheer in 5 stappen inrichten

1. Breng 12 maanden aan uitgaven in kaart: noteer wat er is gekocht, bij wie en tegen welke prijs per eenheid. De terugkerende artikelen vormen uw eerste catalogus.
2. Kies de categorieën die u wilt beheersen: begin met artikelen die vaak worden gekocht en weinig complex zijn (kantoorbenodigdheden, MRO, verpakkingen), waar prijsverschillen gemakkelijk zichtbaar zijn.
3. Onderhandel en leg prijzen vast: voer per categorie een RFQ uit, gun de opdracht aan één of twee leveranciers en leg de contractprijs, meeteenheid en geldigheidsdatum vast.
4. Publiceer de catalogus waar mensen inkopen: in een gedeelde lijst, uw ERP of uw inkooptool, met naast elk artikel de goedgekeurde leverancier.
5. Beoordeel volgens een vaste planning: vraag opnieuw offertes aan wanneer contracten of prijsgeldigheidsperioden aflopen en verwijder artikelen die niemand bestelt.

KPI's voor catalogusbeheer

• Catalogusnaleving: het aandeel van de uitgaven dat via de catalogus loopt in plaats van via aankopen buiten de catalogus.
• Prijsverschil: het verschil tussen de catalogusprijs en wat daadwerkelijk is betaald.
• Catalogusdekking: het aandeel van de totale uitgaven waarvoor een catalogusartikel beschikbaar is.
• Actualiteit van gegevens: het aandeel artikelen waarvan de prijs binnen de geldigheidsperiode is bevestigd.
• Aantal leveranciers per categorie: dalende aantallen betekenen meestal dat consolidatie werkt.

Catalogi actueel houden

• Beoordeel prijzen elk kwartaal (minimaal) of wanneer contracten worden verlengd
• Verwijder inactieve leveranciers en producten die niet langer verkrijgbaar zijn
• Voeg nieuwe leveranciers toe na kwalificatie en de eerste transactie
• Volg catalogusnaleving: welk percentage van de aankopen verloopt via de catalogus versus buiten de catalogus